Als ich nach dem Studium an der Akademie Karlsruhe mein erstes Atelier hatte, lag mein Werk verteilt auf drei Festplatten, einem Notizbuch und dem Gedächtnis. Dann fragte eine Galerie nach Maßen und Entstehungsjahr von vier Arbeiten, und ich brauchte einen halben Tag, um zu antworten. Ein Werkverzeichnis löst genau dieses Problem.
Was ist ein Werkverzeichnis?
Ein Werkverzeichnis ist die vollständige, geordnete Liste deiner Arbeiten. Jede Arbeit bekommt einen festen Eintrag mit den Angaben, die du immer wieder brauchst: für Versicherungen, Galerien, Ausstellungen und den Verkauf. Es ist die Grundlage, auf die alles andere aufbaut.
Welche Angaben pro Arbeit?
Diese Felder reichen für fast jede Situation:
- Titel und Entstehungsjahr
- Technik und Material
- Maße (Höhe vor Breite vor Tiefe)
- eine eindeutige Werknummer
- Status: im Atelier, verliehen, verkauft
- mindestens ein gutes Foto
Alles Weitere, etwa Provenienz oder Ausstellungshistorie, kannst du später ergänzen. Fang nicht mit dem perfekten System an, fang mit diesen sechs Feldern an.
Wie vergebe ich Werknummern?
Halte es simpel. Jahr plus laufende Nummer reicht: 2026-014. Vergib die Nummer einmal und ändere sie nie wieder, auch wenn der Titel sich ändert. Die Nummer ist der Anker, über den Galerie, Rechnung und Zertifikat dieselbe Arbeit meinen.
Häufige Fehler
Der häufigste Fehler ist, das Verzeichnis nur im Kopf oder in Dateinamen zu führen. Sobald eine Arbeit das Atelier verlässt, verlierst du den Überblick. Der zweite Fehler: Werknummern nachträglich umnummerieren. Damit zerstörst du jede Verknüpfung zu alten Rechnungen und Leihscheinen.
In den Atelier-Tools von Opus pflegst du diese Felder einmal und ziehst daraus Leihschein, Zertifikat und Rechnung, ohne die Daten erneut einzutippen. Wie das beim Import aus einer unordentlichen Excel-Tabelle aussieht, beschreibe ich in einem eigenen Beitrag.
Mehr zum Hintergrund findest du beim BBK Bundesverband.