Mein erstes Werkverzeichnis war eine Excel-Tabelle. Zwei Jahre lang hat das gereicht, und dann auf einmal nicht mehr. Eine Galerie wollte zu vier Arbeiten Maße, Jahr und ein gutes Foto, und ich saß einen halben Vormittag daran, das aus drei Dateien und meinem Fotoordner zusammenzusuchen. Den Auftrag habe ich trotzdem bekommen. Aber mir war klar geworden, dass mich diese Tabelle bei jeder Anfrage genau diese Zeit kosten würde.
Warum Excel sich am Anfang richtig anfühlt
Weil es vernünftig ist. Excel kostet nichts extra, ist schon installiert, und du musst nichts Neues lernen. Eine Spalte für den Titel, eine für das Jahr, eine für die Maße, fertig. Für die ersten zwanzig Arbeiten ist das genau der richtige Aufwand, und niemand sollte am Anfang ein extra Programm aufsetzen.
Der Haken ist, dass Excel nicht auf der Rechnung teuer wird, sondern in der Zeit. Und diese Rechnung kommt erst, wenn dein Werk größer wird und du anfängst, mit Galerien, Sammlern und Versicherungen darüber zu reden.
Wo es dich später Zeit kostet
Das erste ist die Sache mit den Bildern. Eine Tabelle ist kein Bildarchiv. Du klebst die Fotos in die Zellen, dann wird die Datei träge, oder du verlinkst sie, und die Links brechen, sobald du einen Ordner umbenennst. Am Ende liegt das Foto woanders als die Daten dazu, und genau das Foto braucht die Galerie.
Das zweite ist das Versionschaos. Irgendwann heißt die Datei werkverzeichnis_final_v3_NEU.xlsx, es gibt eine Kopie auf dem Laptop und eine im Mail-Anhang, und du weißt nicht mehr, welche stimmt. Bei der einen Liste, die dein gesamtes Werk abbildet, ist das kein kleines Ärgernis.
Das dritte merkst du erst, wenn du es brauchst: den Status. Welche Arbeit ist verliehen, welche verkauft, welche steht im Atelier? So eine Spalte pflegst du am Anfang noch, und nach dem dritten Umzug einer Arbeit stimmt sie nicht mehr.
Dazu die kleinen Sachen, die sich summieren. Excel macht aus “120 x 90” gern ein Datum. Wenn die Galerie abends schnell eine Liste mit Bildern, Maßen und Preisen als PDF will, wird daraus eine Bastelstunde. Und über allem steht das Backup: eine Datei auf einem Rechner, und wenn die Festplatte stirbt, ist die Übersicht über dein Werk weg.
Keiner dieser Punkte kostet dich am ersten Tag etwas. Sie kosten dich an dem Tag, an dem es drauf ankommt, und das ist meistens der Tag, an dem jemand etwas kaufen oder ausstellen will.
Deine Excel-Spalten, und der schnellste Weg, sie mitzunehmen
Wenn du dein Werkverzeichnis in Excel führst, hast du wahrscheinlich ungefähr diese Spalten:
- Werknummer (fortlaufend, ändert sich nie)
- Titel, Jahr, Technik und Material
- Maße als Text: Höhe x Breite x Tiefe
- Status: im Atelier, verliehen, verkauft
- Standort, Verkaufspreis, Notizen
- irgendwo den Dateinamen des Fotos
Das ist eine gute Grundlage, und du musst sie nicht wegwerfen, um umzusteigen. Genau diese Tabelle lädst du in Opus hoch, der Import-Assistent liest die xlsx oder csv und ordnet deine Spalten den richtigen Feldern zu. Deine Excel-Datei bleibt liegen, wo sie ist, als Sicherung. Du fängst also nicht bei null an, sondern bringst alles mit, was du schon hast. Wie das Schritt für Schritt läuft, zeige ich hier: Werkverzeichnis importieren.
Welche Felder pro Arbeit wirklich zählen und welche du dir sparen kannst, habe ich vorher in einem eigenen Text aufgeschrieben: Werkverzeichnis führen: was rein muss und was nicht.
Was du nach dem Import hast
Jede Arbeit hat ihre Bilder, ihre Maße und ihren Status an einem Ort. Die Werknummer vergibt sich von selbst, statt dass du in der Spalte nachzählst. Aus den Daten wird mit einem Klick ein Leihschein oder ein Zertifikat, ohne dass du etwas zusammenkopierst. Es läuft auf dem Rechner und auf dem Handy, und wenn ein Gerät kaputtgeht, ist nichts weg.
Anfangen kostet nichts, und du musst dich nicht entscheiden, bevor du es gesehen hast. Lad deine Liste hoch und schau dir an, wie dein Werkverzeichnis aussieht, wenn die Bilder dabei sind.
Der eigentliche Grund
Zurück zu der Galerie vom Anfang. Als die nächste Anfrage kam, hat es keine halbe Stunde gedauert, sondern zwei Minuten, weil Bild, Maße und Status zur Werknummer einfach da waren. Diese zwei Minuten sind der ganze Sinn der Sache. Nicht die Buchhaltung, sondern der Moment, in dem jemand etwas von dir will und du sofort antworten kannst, statt zu suchen.
Woher der Begriff Werkverzeichnis kommt und wie er kunsthistorisch gedacht ist, steht gut erklärt im Eintrag bei Wikipedia. Für die Praxis im Atelier zählt aber nur die eine Frage: Findest du jede Arbeit in zwei Minuten wieder, mit Bild? In Excel war meine Antwort irgendwann nein. Wenn deine auch nein ist, bring deine Tabelle zu Opus und fang kostenlos an — alles landet in den Atelier-Tools für Künstler, mit Bild.